Hướng dẫn đăng ký nội quy lao động cho doanh nghiệp theo quy định mới: hồ sơ, trình tự, thời hạn, hình thức nộp và những lưu ý.

I. TẠI SAO PHẢI ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG

      Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành để điều chỉnh quan hệ lao động tại doanh nghiệp. Việc đăng ký nội quy lao động giúp cơ quan nhà nước kiểm tra tính hợp pháp của các quy định về kỷ luật, trách nhiệm vật chất và đảm bảo quyền lợi người lao động theo Bộ luật Lao động và các nghị định hướng dẫn. Nội quy không được trái với pháp luật; nếu có quy định trái pháp luật, cơ quan chuyên môn về nội vụ sẽ yêu cầu sửa đổi.

II. HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ ĐỂ ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG

      Người sử dụng lao động cần chuẩn bị các tài liệu sau để thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động (01 bản chính).

• Nội quy lao động (01 bản chính) — văn bản thể hiện đầy đủ quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có).

• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có tổ chức đại diện).

• Các văn bản liên quan khác của người sử dụng lao động về kỷ luật, trách nhiệm vật chất (nếu có).

Lưu ý: Nếu nộp bản sao, cần xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc nộp bản sao đã công chứng/chứng thực; trường hợp nộp trực tuyến, hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao có chứng thực.

III. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC VÀ THỜI HẠN XỬ LÝ

3.1. Bước 1 — Nộp hồ sơ

Trong vòng 10 ngày kể từ khi ban hành nội quy, doanh nghiệp thực hiện đăng ký nội quy lao động bằng cách nộp hồ sơ tại:

• Cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, hoặc

• Cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp xã (nếu được UBND cấp tỉnh ủy quyền).

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, trực tuyến qua Cổng dịch vụ công hoặc qua dịch vụ bưu chính (không mất phí).

3.2. Bước 2 — Kiểm tra và phản hồi

      Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan chuyên môn về nội vụ sẽ kiểm tra nội dung. Nếu phát hiện nội quy có quy định trái pháp luật, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung, sau đó doanh nghiệp phải đăng ký lại nội quy theo quy định. Nếu nội quy phù hợp, thủ tục đăng ký nội quy lao động được coi là hoàn thành (mặc dù kết quả không quy định giấy chứng nhận cụ thể).

IV. HÌNH THỨC NỘP HỒ SƠ VÀ PHÍ

4.1: Hình thức nộp

• Trực tiếp: Nộp tại cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cấp xã (nếu được ủy quyền).

• Trực tuyến: Qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến (hồ sơ số hóa).

• Dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ qua bưu điện tới cơ quan tiếp nhận.

4.2: Phí, lệ phí

      Thủ tục đăng ký nội quy lao động hiện nay không có phí (0 đồng). Tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu ý chi phí phát sinh cho công chứng, tư vấn pháp lý hoặc soạn thảo nội quy nếu sử dụng dịch vụ.

V: NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG NỘI QUY LAO ĐỘNG

5.1. Nội dung bắt buộc theo Điều 118 Bộ luật Lao động

Nội quy lao động phải bao gồm các nội dung tối thiểu quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động, được hướng dẫn chi tiết tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Những nội dung này thường liên quan đến thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trả lương, quy tắc kỷ luật, bảo hộ lao động, trách nhiệm vật chất, và các quy định quản lý lao động khác.

5.2. Không được trái pháp luật

Mọi điều khoản trong nội quy không được quy định trái Bộ luật Lao động, pháp luật liên quan hoặc vượt thẩm quyền của người sử dụng lao động. Nếu nội quy chứa điều khoản trái pháp luật, cơ quan chuyên môn về nội vụ sẽ yêu cầu sửa đổi trong thời hạn 7 ngày làm việc.

IV. Kết luận — tóm tắt nhanh thủ tục đăng ký nội quy lao động

• Thời hạn người sử dụng lao động nộp hồ sơ: trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy.

• Thời hạn cơ quan xử lý: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

• Hình thức nộp: trực tiếp, trực tuyến hoặc bưu chính.

• Phí: 0 đồng.

• Hồ sơ: văn bản đề nghị, nội quy, văn bản góp ý của đại diện người lao động, các văn bản liên quan về kỷ luật/trách nhiệm vật chất.

Nếu bạn đang soạn nội quy lao động cho doanh nghiệp và cần kiểm tra tính hợp pháp, chỉnh sửa nội dung, hoặc đại diện nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động, hãy liên hệ Luật Phúc Khánh qua số Hotline/Zalo: 0362.296.939. Đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý của chúng tôi sẽ hỗ trợ soạn thảo theo quy định, tối ưu hoá nội dung và hoàn thiện thủ tục hành chính nhanh chóng, chính xác.

Ghi chú: Bài viết cập nhật quy định hiện hành (Bộ luật Lao động, Nghị định 145/2020/NĐ-CP; Nghị định 25/2025, Nghị định 45/2025, Nghị định 129/2025). Thông tin mang tính hướng dẫn; trong trường hợp doanh nghiệp có tình huống cụ thể, nên liên hệ trực tiếp cơ quan chuyên môn hoặc luật sư để được tư vấn chính xác.